Le présent règlement intérieur d’association nationale de marins et anciens marins (ANMAM) prévoit les dispositions qui ne sont pas prévues dans les statuts de l’association.
Les membres de l’association s’obligent à respecter les articles de ce règlement afin de lever tout litige qui pourrait naître par omission ou méconnaissance des textes en vigueur.
Ce règlement intérieur peut être modifié par le Conseil d’Administration qui soumet les modifications apportées à la première assemblée générale pour ratification
ARTICLE UN
Fonction de président
Le président est le représentant statutaire de l’association.
Sa fonction prend effet immédiatement après l’élection. Les formalités suivantes sont à accomplir sitôt l’élection :
– déclaration du nouveau bureau auprès du greffe associatif de la préfecture de rattachement dans les trente jours qui suivent l’élection.
– déclaration du nouveau bureau auprès de l’établissement teneur du compte bancaire
– aviser la Mairie du siège social de l’association
C’est le président qui est chargé de la communication de l’association et de ce fait est aussi le porte-parole de l’association. Il peut déléguer la communication à une personne volontaire et dont le profil permet de lui attribuer cette tâche.
ARTICLE DEUX
Rôle du Secrétaire
Le rôle du secrétaire en interne : chargé de mettre le fichier adhérent à jour, notamment après paiement des cotisations, afin de pouvoir procéder à la convocation des membres aux assemblées générales.
Le rôle du secrétaire en externe : le secrétaire est celui qui veille au respect des formalités vis à vis de l’extérieur. Ainsi il procède aux déclarations obligatoires en préfecture, notamment changement d’administrateurs ou membres du bureau, et sollicite en cas échéant la publication du journal officiel des modifications intervenues au sein de l’association.
ARTICLE TROIS
Rôle du Trésorier
Il est chargé de la saisie des écriture comptables, du suivi de la caisse, de l’encaissement des cotisations, en passant par l’établissement du rapport financier, la gestion du compte bancaire ou encore de l’établissement du budget prévisionnel. Le trésorier doit pouvoir exercer un rôle de contrôle des aspects comptables et financiers, être en capacité de communiquer sur la situation économique et financière auprès des instances de gouvernance et de les alerter le cas échéant, émettre des propositions et apporter son analyse et sa vision prospective. Il doit être très proche du président pour bien mener son action. Tout comme le président, il est titulaire de la signature sur les chèques bancaires.
Le rôle du trésorier doit permettre de faire le lien entre le projet associatif et les besoins financiers qui en découlent. Personne organisée, méthodique ayant des connaissances comptables doit avoir un bon sens relationnel.
ARTICLE QUATRE
Désignation du porte drapeau national et obligations.
Le porte-drapeau national titulaire est la personne choisie par le Conseil d’Administration parmi les adhérents pour participer aux manifestations patriotiques à l’aide de l’équipement qui lui est remis et dont il a la charge et la responsabilité notamment en ce qui concerne l’entretien et la conservation en lieu sûr.
Il est présent à chaque manifestation programmée et répertoriée par les communes qui nous le demandent. Il peut à la demande du président de l’association être sollicité pour représenter l’association sur invitation particulière. En aucun cas le drapeau ne peut faire l’objet d’une sortie, à l’initiative d’un membre, quel qu’il soit, sans l’accord du président de l’association. L’attitude du porte-drapeau doit être exemplaire. La tenue vestimentaire du porte-drapeau devra toujours être impeccable, et comporter, soit l’uniforme d’officier ou d’officier mariniers s’il avait ce statut en activité ou dans la réserve, soit un veston (genre blazer) bleu marine, pantalon gris, chemise blanche, cravate bleu marine ou noire, souliers noirs, casquette coiffe blanche avec les galons qu’il possédait en activité ou dans la réserve ou de second-maître sans galon s’il n’a pas été officier marinier par le passé. L’ANMAM préconise le port d’une coiffe « Marine » plutôt que le béret interarmées recommandé par le ministère des armées. Cette différence voulue est pour monter notre spécificité « Marine ». Il peut aussi porter une cravate propre à l’association si celle-ci la conçue à cet effet.
Un insigne est remis au porte-drapeau lorsqu’il a acquis un certain nombre d’années dans l’exercice de sa fonction et après avis du conseil d’administration. Le porte-drapeau doit être digne d’occuper cette fonction. Il reçoit une attestation l’accréditant en cette qualité. Son mandat est de quatre ans, renouvelable.
Un second porte-drapeau national peut être nommé par le conseil, choisi selon les mêmes critères que précédemment.
ARTICLE CINQ
Assemblée Générale
Une assemblée Générale est convoquée annuellement pour rendre compte à ses membres des événements, travaux, finances, manifestations, déroulées au cours de l’année civile écoulée. Extraordinairement, une assemblée peut être décidée à toute période de l’année pour un sujet urgent ou important qui ne peut attendre la prochaine assemblée. Il appartient au Conseil d’Administration de faire les convocations en temps utiles pour la mise en place de l’Assemblée Générale (voir rubrique rôle du secrétaire). Celle-ci peut avoir lieu en tout endroit mentionné dans la convocation sous réserve qu’elle se limite en France métropolitaine. Un ordre du jour est envoyé aux membres au moins 15 jours avant date retenue. Les sujets traités au cours de l’assemblée générale ne peuvent faire l’objet d’une résolution que s’ils ont été préalablement portés à l’ordre du jour et pour lesquels un vote est prononcé. Le contrôle des pouvoirs et des membres présents se fait par deux assesseurs, et la liste de présents ou représentés est remis au président de séance en début de réunion et signé par le président et le secrétaire.
Les assemblées générales doivent faire l’objet d’un procès-verbal signé du président et du secrétaire de l’association ou à défaut du président de séance ou de secrétaire de séance lorsqu’ils sont différents. Ces procès-verbaux sont archivés dans un registre officiel et réglementaire prévu à cet effet.
ARTICLE SIX
Récompenses
Des récompenses peuvent être remises aux membres de l’association. Pour recevoir ces récompenses, il faut en faire la demande et solliciter du Conseil d’Administration le montage d’un dossier d’octroi de la récompense sollicitée. Celle-ci est remise au cours d’une manifestation importante ou au cours de l’Assemblée Générale. Si la récompense est assortie de la remise d’une médaille, celle-ci est financée par le récipiendaire ou à titre exceptionnel par l’association sur décision du Conseil d’Administration.
ARTICLE SEPT
Bureau
Les membres du Bureau sont choisis parmi les membres du Conseil d’Administration conformément aux statuts. L’élection au sein du Bureau se fait à huis clos à l’issue d’une assemblée générale soit immédiatement ou au plus tard sous dix jours francs.
Les fonctions de chacun fait l’objet d’un vote qui peut être à bulletin secret dès lors qu’un seul membre le demande.
Les actions menées par le Bureau sont celles qui ont été préalablement dictées par le conseil d’administration. Le Bureau traite les affaires courantes de l’association et ne peut prendre de décisions qui relèvent d’un vote en assemblée générale.
ARTICLE HUIT
Coopérative de l’association.
Elle a pour vocation de faire bénéficier se membres de colifichets ou autres objets relatifs à l’association ou aux « marines » à des tarifs préférentiels. Sa gestion fait l’objet d’un inventaire trimestriel « Achats/ventes » présenté au président qui l’approuve et en contrôle l’aspect financier. Toute recette est remise au trésorier pour la porter dans les écritures comptables sous la rubrique « colifichets ». Le stock est évalué par recollement. Les articles de la coopérative sont proposés en ligne sur le site www.tous-les-marins.fr et sont envoyés aux bénéficiaires après paiement. Aucune marge bénéficiaire n’est prévue. Seuls les frais de gestion, frais de ports et de conditionnent sont en sus du prix d’acquisition.
ARTICLE NEUF
Manifestations récréatives
L’association organise dans l’année des manifestations récréatives destinées à ses membres en priorité. Peuvent y être invitées, les personnes membres de la famille de tout adhérent ou toute personne amie, qui s’acquitte du paiement de la manifestation selon le montant défini par le Conseil d’Administration.
Le choix sélectif des manifestations récréatives se fait lors des réunions du Conseil d’Administration et doit faire l’objet d’un accord des membres du Conseil d’Administration. Une fois programmée, la manifestation ne peut être annulée que pour les raisons suivantes : défaut de participants, ou météo défavorable occasionnant un risque au bon déroulement, ou sur avis défavorable d’un organisme habilité à formuler un rejet du projet, ou renoncement du conseil d’administration suite à éléments défavorables connus.
Il appartient au Conseil d’Administration de faire toute propagande du projet associatif et de se donner les moyens de la mise en œuvre. Une aide peut être demandée à la commune où se déroule la manifestation pour le prêt de matériels (local, tables, et chaises, etc..) selon l’importance de la manifestation. Rien ne s’oppose à faire part des projets aux associations patriotiques en lien avec l’ANMAM. Le montant de la participation à la manifestation peut être différent selon le statut du participant : adhérent, invité, amis,
Il n’est pas limité de manifestations au cours de la même année civile sauf pour l’organisation d’un loto qui doit rester annuel (réf : code des impôts)
ARTICLE DIX
Deuil
En cas de décès d’un de nos membres, il peut être proposé aux proches du défunt la participation de l’association à la cérémonie des funérailles avec la présence du drapeau. Les membres de l’association qui le désirent peuvent participer à la cérémonie.
Une gerbe peut être déposée par le président ou son délégué au nom des membres de l’association. Son coût est supporté par l’ANMAM et aucune autre participation financière n’est prévue. Lorsque le décès concerne un membre d’honneur, un président d’honneur ou un ancien président, sur proposition du conseil d’administration, une plaque mortuaire est remise à la famille pour la déposer sur la pierre tombale. Cette disposition n’est pas valable en cas de crémation de la dépouille. Son coût est supporté par l’association
ARTICLE ONZE
Anniversaire
A chaque anniversaire d’un des membres de l’association, le Conseil d’Administration lui adresse, au nom de l’ANMAM, ses vœux pour l’occasion. C’est par voie informatique qu’une carte virtuelle est envoyée ou par voie postale si l’adhérent en cause ne possède pas de réseau informatique. Cette tache revient au secrétaire de l’association.
ARTICLE DOUZE
Démission
Tout membre peut démissionner à tout moment pour des raisons qui lui sont propres. Dans ce cas aucun remboursement de l’adhésion ne lui est restitué. S’il avait une fonction au sein du bureau une élection s’en suit au sein du conseil d’administration pour honorer le poste devenu vacant.
ARTICLE TREIZE
Bureau
L’association applique les statuts qui prévoient la nomination d’un conseil d’administration et d’un bureau. L’assemblée générale élit les administrateurs qui forment le conseil d’administration et les membres du conseil d’administration ainsi désignés élisent en leur sein des personnes investies des fonctions particulières : président, secrétaire, trésorier. Ces personnes constituent « le bureau » de l’association. Rien ne s’oppose à élire aussi un vice-président, un secrétaire adjoint ou un trésorier adjoint lorsque l’effectif le permet. Cela est de l’initiative du président qui le propose au conseil d’administration.
ARTICLE QUATROZE
Communication
14.1- Communication documents internes
Parce que l’association est régie par la loi du 1er juillet 1901, et de ce fait, les droits aux membres de l’association sont définis par le présent règlement intérieur.
Par conséquent, il est admis que les membres peuvent consulter et avoir accès aux documents tels que courriers « arrivée » et courrier « départ » ou pièces comptables ou justificatifs des étalements du bilan, Les documents sont mis à la disposition des demandeurs sachant que ceux-ci doivent consulter sur place sans pouvoir les prendre en photos ou les emprunter pour toute durée que ce soit. Lors de la communication, un membre du conseil administration doit être présent afin de s’assurer de la bonne fin de la demande de l’adhérent. Il est cependant stipulé qu’un document quel qu’il soit peut-être consultable ou communicable. En règle générale, selon les dispositions communes à toutes les associations, lorsqu’il est communicable, l’association doit en faire une copie qu’elle met à la disposition du demandeur. Lorsque le document est consultable, comme souvent les comptes détaillés et les pièces comptables, le demandeur peut consulter le document en général au siège de l’association ou au cours d’une permanence mais il ne peut en aucun cas s’en faire délivrer copie ou le diffuser à d’autres personnes.
14.2- Communication documents externes.
Les documents édités par l’association ne peuvent être communiqués à des tiers que sur autorisation du président ou vice-président en son absence. Les documents reçus par l’association peuvent être reproduits et diffusés que si leur diffusion ne peut nuire à quiconque et dans certains cas avec l’accord du service émetteur, sous la responsabilité du secrétaire de l’association.
ARTICLE QUINZE
Vérificateur aux comptes
Cette fonction est attribuée à une personne extérieure à l’association qui doit certifier les comptes présentés lors de l’assemblée générale annuelle. Le trésorier a obligation de lui communiquer les pièces comptables au moins huit jours francs avant l’assemblée générale afin de lui permettre de faire un contrôle. Il établit un rapport qu’il présente à l’assemblée. Le vérificateur peut avoir aussi un rôle de conseil mais n’a pas à s’immiscer dans le bien fondé des dépenses faites par l’association.
ARTICLE SEIZE
Mise à jour du site web
Un webmestre ou à défaut une équipe constituée peut mette à jour le site internet selon les informations fournies par le conseil d’administration et le rôle attribué à chaque intervenant (administrateur, auteur, éditeur, contributeur, etc.…).
ARTICLE DIX SEPT
Financement des missions en vue du rayonnement de l’association.
Pour permettre aux personnes chargées d’une mission, désignées par le Bureau, il est prévu de se faire rembourser les frais liés à la mission sur la base de :
- déplacement sur base du tarif 2eme classe Sncf ou indemnités kilométriques au vu de la carte de grise au nom de la personne en mission. (cf. ministère des finances)
- repas sur un montant de 15 euros par prestation
- hébergement :45 euros forfaitaires (semaine) et 70 euros (week-end)
- transport taxi selon note de frais exclusivement d’une société low-cost ou transport en commun si cela est possible.
Ce règlement intérieur comprend dix-sept articles qui ont été préparés par le conseil d’administration au cours dans sa séance du 22 février 2021 pour présentation à l’assemblée générale annuelle la plus porche pour validation.
Le présent règlement intérieur ne sera diffusé aux membres et inclus dans le site de l’ANMAM : www.tous-les-marins.org, qu’à l’issue de l’AGO de 2021 une fois approuvé.
François RAIMOND président, Gérard GROS, vice-président Marc LOUGUET trésorier
